Salesforce o HubSpot son la mejor opción cuando tu equipo comercial es pequeño, tu proceso de venta es estándar y necesitas empezar en semanas. Un CRM a medida compensa cuando superas unos 10 usuarios, tu forma de vender tiene reglas propias y el CRM debe convivir con tu ERP. A cinco años y con 10 comerciales, las licencias y la implantación de una plataforma de mercado suman entre 70.000 y 205.000 €, frente a 20.000-90.000 € de un CRM propio. En Dediez Software llevamos más de 15 años desarrollando software de gestión para empresas españolas, y parte de ese trabajo consiste en decirle a un cliente cuándo no necesita un desarrollo propio.
Salesforce, HubSpot o CRM a medida: comparativa rápida
| Criterio | Salesforce | HubSpot | CRM a medida |
|---|---|---|---|
| Encaja cuando | Equipos grandes, procesos complejos pero reconocibles | Equipos pequeños o medianos muy orientados a marketing | Proceso comercial propio que es ventaja competitiva |
| Coste de entrada | Bajo en licencias, medio-alto en implantación | Bajo | 10.000 – 40.000 € de desarrollo |
| Coste recurrente | 25 – 550 € por usuario y mes | Gratis – 150 € por licencia y mes | Mantenimiento del 15-20 % anual, sin licencias |
| El coste crece con | Cada usuario y cada módulo | Cada licencia y cada tramo de contactos | Las funcionalidades nuevas que pidas |
| Personalización | Muy alta, pero con consultores especializados | Media | Total |
| Plazo hasta producción | 1 a 4 meses | 2 a 8 semanas | 1 a 3 meses |
| Dependencia | Del fabricante y del implantador | Del fabricante | Del equipo de desarrollo (mitigable si el código es tuyo) |
| Coste total a 5 años (10 usuarios) | 85.000 – 205.000 € | 70.000 – 110.000 € | 20.000 – 90.000 € |
Elige Salesforce o HubSpot si tu equipo comercial tiene menos de 10 personas, vendes con un embudo que cualquier empresa de tu sector reconocería y necesitas estar operativo en cuestión de semanas.
Elige un CRM a medida si tu proceso de venta tiene reglas que ninguna plataforma contempla sin retorcerla, el equipo es lo bastante grande como para que las licencias pesen, o el CRM tiene que hablar a diario con tu ERP, tu tarificador o tu portal de clientes.
No cambies nada si el problema real es que el equipo no registra las oportunidades. Eso no lo arregla ningún software, ni de mercado ni a medida.
El coste de las licencias: la cuenta que cambia al crecer
La forma más sencilla de entender la diferencia es pensar en alquilar o comprar una oficina. El alquiler es imbatible cuando sois cuatro: entras mañana, pagas poco y, si no encaja, te vas. Pero el alquiler se paga por metro, y cada persona que incorporas ocupa metros. Llega un punto en el que llevas años pagando una cuota que habría comprado el edificio.
Con un CRM de mercado, el metro cuadrado es el usuario.
Lo que cuesta Salesforce
Según las tarifas públicas de Salesforce en España (consultadas en octubre de 2026), Sales Cloud cuesta 25 € por usuario y mes en la suite Starter y 100 € en la suite Pro. Las ediciones empresariales, que son las que permiten personalizar a fondo y automatizar con libertad, arrancan en 195 € y llegan a 550 € por usuario y mes, todas con facturación anual.
Para un equipo de 10 comerciales:
- Suite Pro (100 €): 12.000 € al año, 60.000 € en cinco años.
- Primera edición empresarial (195 €): 23.400 € al año, 117.000 € en cinco años.
Y la licencia es solo una parte. Salesforce rara vez se usa tal como viene: hay que configurarlo, migrar los datos e integrarlo con el resto de sistemas, y eso lo hace un partner. En los proyectos que hemos visto en empresas medianas, la implantación se mueve entre 10.000 y 40.000 €, y después hace falta alguien —interno o externo— que administre la plataforma, lo que añade entre 3.000 y 10.000 € anuales.
Lo que cuesta HubSpot
HubSpot tiene un CRM gratuito que es, sinceramente, una opción excelente para empezar. El salto llega cuando necesitas automatizaciones, secuencias o informes serios: Sales Hub Professional ronda los 90-100 € por licencia y mes con compromiso anual, más una tarifa de incorporación obligatoria en torno a los 1.500 €. Para 10 licencias son entre 10.800 y 12.000 € al año.
El matiz con HubSpot es que su fuerza está en combinar ventas y marketing, y Marketing Hub se cobra además por tramos de contactos. Una base de datos que crece —que es justo lo que quieres— sube la factura sin que hayas añadido un solo usuario.
Lo que cuesta un CRM a medida
Un CRM a medida para una empresa mediana cuesta entre 10.000 y 40.000 € de desarrollo, con un plazo de 1 a 3 meses. A eso se suma un mantenimiento anual del 15-20 % y la infraestructura, que rara vez pasa de 1.800 € al año. No hay licencias: da igual que lo usen 10 personas o 60. Tienes el desglose completo en nuestra guía de precios del software a medida en España.
La cuenta a cinco años, con 10 usuarios
| Concepto | Salesforce | HubSpot (Sales Hub Pro) | CRM a medida |
|---|---|---|---|
| Licencias | 60.000 – 117.000 € | 54.000 – 60.000 € | 0 € |
| Implantación o desarrollo | 10.000 – 40.000 € | 6.500 – 21.500 € | 10.000 – 40.000 € |
| Administración, mantenimiento e infraestructura | 15.000 – 50.000 € | 10.000 – 30.000 € | 10.500 – 49.000 € |
| Total a 5 años | 85.000 – 205.000 € | 70.000 – 110.000 € | 20.000 – 90.000 € |
Son rangos orientativos: las licencias salen de las tarifas públicas sin descuentos negociados, y la implantación y la administración, de nuestra experiencia en proyectos reales.
Ahora, la parte que los proveedores de desarrollo a medida suelen callarse: esta cuenta se invierte con equipos pequeños. Cinco comerciales en la suite Starter de Salesforce pagan 1.500 € al año, y a ese tamaño ningún desarrollo propio se justifica por coste. Incluso con diez usuarios los rangos de la tabla se solapan: un HubSpot bien acotado (70.000 €) cuesta menos que un CRM a medida ambicioso (90.000 €). El punto de equilibrio suele aparecer a partir de unos 10 usuarios en un plan profesional, donde el ahorro en licencias paga un desarrollo de tamaño medio en tres o cuatro años; cada usuario que añadas después acorta ese plazo.
Consejo Dediez: Antes de comparar presupuestos, multiplica el precio de la licencia que de verdad vas a necesitar —no la de entrada— por el número de usuarios que tendrás dentro de tres años, no hoy. Esa cifra, por 60 meses, es el presupuesto real contra el que compite cualquier alternativa.
Personalización: adaptar el software o adaptar la empresa
Salesforce es probablemente la plataforma más personalizable del mercado. Objetos propios, flujos, reglas de validación, código a medida: casi todo se puede hacer. La pregunta no es si se puede, sino cuánto cuesta y quién lo mantiene después.
Cada personalización profunda en Salesforce es, en la práctica, desarrollo a medida: lo hace un consultor especializado, con tarifas altas, sobre una plataforma que no es tuya. Y cuanto más te alejas del estándar, más frágil se vuelve cada actualización. HubSpot es más sencillo y más limitado: si tu proceso no cabe en su modelo de negocios, contactos y empresas, acabarás usando campos y propiedades para cosas para las que no se pensaron.
Las señales de que tu proceso no es estándar suelen ser muy concretas:
- Tarifas y presupuestos con lógica propia: precios por cliente, escalados, comisiones cruzadas o configuradores de producto que hoy viven en un Excel junto al CRM.
- Ciclos de venta que no son un embudo: renovaciones, licitaciones, ventas a través de distribuidores o proyectos con varias fases y varios decisores.
- Datos que nacen en otro sistema: stock, consumo del cliente, incidencias o facturas pendientes que el comercial necesita ver antes de llamar.
- Permisos poco convencionales: delegaciones, agentes externos o franquiciados que deben ver solo una parte.
Si reconoces una de estas, una plataforma de mercado bien configurada probablemente la resuelva. Si reconoces tres, estás pagando licencias por un producto estándar y, además, un desarrollo a medida encima.
Con un CRM propio la ecuación es la contraria: el software se construye alrededor de cómo vendes. A cambio, no heredas nada gratis. No hay tienda de aplicaciones con miles de conectores, ni funciones de IA que llegan solas con cada versión, ni una app móvil ya hecha. Cada cosa que quieras, hay que decidirla y construirla. Es una ventaja cuando sabes lo que necesitas y un riesgo cuando todavía lo estás descubriendo.
Dependencia: de quién dependes y cuánto cuesta marcharte
Todo software genera dependencia. Lo que cambia es de quién y con qué margen de maniobra.
Con una plataforma de mercado dependes del fabricante. Tus datos se pueden exportar, pero las automatizaciones, los informes, los flujos y las integraciones que has construido durante años no viajan contigo: se quedan en la plataforma. Y el precio lo decide otro. Salesforce ha subido sus tarifas de lista en dos ocasiones recientes, en torno a un 9 % en 2023 y un 6 % en 2025, y cuando todo tu equipo comercial trabaja dentro, la capacidad de negociación es limitada. Si además la implantación está muy personalizada, dependes también del partner que la conoce.
Con un CRM a medida dependes del equipo que lo desarrolló. Es una dependencia real y sería deshonesto negarlo: si el proveedor desaparece o la relación se rompe, alguien tiene que hacerse cargo de ese código. La diferencia es que esta dependencia se puede acotar por contrato:
- Propiedad del código: el repositorio es tuyo y tienes acceso desde el primer día.
- Tecnología estándar: lenguajes y frameworks con mercado, no herramientas que solo conoce un proveedor.
- Documentación y despliegue reproducible: otro equipo puede levantar el sistema sin depender de la memoria de nadie.
- Datos en tu infraestructura: base de datos accesible, sin formatos cerrados.
Consejo Dediez: Hazle a cualquier proveedor, de mercado o a medida, la misma pregunta antes de firmar: "Si dentro de tres años quiero irme, ¿qué me llevo exactamente y cuánto me cuesta?". La calidad de la respuesta dice mucho de la relación que vas a tener.
Curva de adopción: el CRM que nadie rellena
El mayor coste de un CRM no aparece en ninguna factura: es el de un equipo comercial que no lo usa. Un director comercial lo reconoce enseguida. Oportunidades que se actualizan el viernes por la tarde, previsiones que nadie se cree y un Excel paralelo que es el que de verdad manda.
Aquí cada opción tiene su perfil:
- Salesforce: muy potente y, precisamente por eso, denso. Sin una configuración cuidada, el comercial se enfrenta a pantallas con decenas de campos que no son suyos. A favor: hay muchísima formación disponible y es fácil contratar gente que ya lo conoce.
- HubSpot: su punto fuerte. Es agradable de usar y un equipo lo adopta en días. En adopción pura, es difícil de batir.
- CRM a medida: solo tiene las pantallas, los campos y los pasos de tu proceso, con tu vocabulario. Menos fricción diaria, pero no hay tutoriales en internet ni comerciales que lleguen sabiendo usarlo: la formación la haces tú.
Conviene decirlo claro: ningún CRM arregla un problema de disciplina comercial. Si el equipo no registra la actividad porque no le ve utilidad, cambiar de herramienta solo cambia el sitio donde no se registra. La adopción mejora cuando el CRM le devuelve algo al comercial —el presupuesto hecho en dos clics, el stock a la vista, el aviso de renovación—, y eso depende más del diseño del proceso que de la marca del software.
Cómo lo abordamos en Dediez Software
En Dediez Software no empezamos un CRM sin sentarnos antes con quien vende. Queremos ver el proceso real: el Excel paralelo, los correos que sustituyen a un flujo que la herramienta no permite, los datos que hay que ir a buscar a otro sistema.
De ese análisis salen tres conclusiones posibles, y damos la que toca:
- Quédate en la plataforma de mercado. Si el proceso es estándar y el equipo pequeño, lo decimos. A veces lo único que hace falta es ordenar la configuración o integrar el CRM con el ERP.
- Híbrido. Mantener HubSpot o Salesforce para marketing y captación, y construir a medida la pieza que no encaja: el tarificador, el portal de distribuidores, la gestión de renovaciones.
- CRM a medida. Cuando el proceso es diferencial y los números a cinco años lo sostienen, diseñamos un CRM a medida con código de tu propiedad y documentación suficiente para que no dependas de nosotros más de lo que quieras.
Hay además una tercera vía para quien ve claro el encaje pero no quiere afrontar el desarrollo de golpe: un software de gestión a medida por suscripción, desde 450 €/mes, que pruebas con tus propios datos antes de comprometerte.
Conclusión
Salesforce y HubSpot no son caros ni baratos: son caros o baratos para tu tamaño y tu proceso. Con cinco comerciales y un embudo estándar, pagar licencias es la decisión inteligente y desarrollar un CRM propio, un capricho. Con diez o más, un proceso de venta con reglas propias y un ERP con el que convivir, las licencias pueden costar a cinco años el doble o más que un sistema hecho para ti, y la diferencia crece con cada usuario.
La decisión honesta se toma con tres números delante: cuántos usuarios tendrás dentro de tres años, cuánto de tu proceso es realmente distinto y cuánto te costaría marcharte de cada opción. Todo lo demás es marketing, incluido el nuestro.
¿Pagas cada año más licencias por un CRM que tu equipo usa a medias?
Enséñanos cómo vende tu equipo y te decimos, con números, si te conviene quedarte donde estás o construir el tuyo.