La Inspección de Trabajo y Seguridad Social se moderniza y, con ella, llegan nuevas obligaciones para todas las empresas en España, sin importar su tamaño. A partir de 2025, el registro de la jornada laboral deberá ser exclusivamente digital, poniendo fin a los sistemas manuales en papel.
Para una pyme o una startup, cada cambio normativo puede parecer un obstáculo. Sin embargo, esta nueva ley es también una oportunidad para digitalizar procesos, mejorar la transparencia y optimizar la gestión del tiempo. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber para adaptarte sin problemas y evitar sanciones.
¿Qué cambia con la nueva normativa de control horario en 2025?
Hasta ahora, la ley permitía que el registro de la jornada se realizara en soporte de papel. Esto generaba problemas de fiabilidad, dificultaba la consulta por parte de los trabajadores y complicaba las inspecciones.
La nueva normativa, impulsada por el Ministerio de Trabajo, establece la obligatoriedad de un sistema de registro de jornada digital para todas las empresas. El objetivo es claro:
- Garantizar la fiabilidad: Los datos deben ser objetivos y no manipulables.
- Asegurar la transparencia: El sistema debe ser accesible para empleados, representantes sindicales y la propia Inspección de Trabajo.
- Combatir el fraude laboral: Prevenir las horas extraordinarias no remuneradas y asegurar el cumplimiento de los tiempos de descanso.
La Inspección de Trabajo tendrá acceso remoto y en tiempo real a los datos de registro de todas las empresas, lo que agilizará su labor y aumentará el rigor en el cumplimiento.
Requisitos que debe cumplir tu sistema de fichaje digital
No cualquier herramienta digital es válida. Para que tu sistema de control horario cumpla con la normativa de 2025, debe garantizar las siguientes características:
1. Inaccesibilidad para el empresario
El sistema no puede ser alterado por la empresa ni por el trabajador. Los datos registrados deben ser inmutables para asegurar su veracidad.
2. Fiabilidad y trazabilidad
Debe registrar cada acceso y modificación, dejando un rastro auditable (trazabilidad) que demuestre que los datos no han sido manipulados.
3. Registro horario concreto
El sistema debe recoger de forma clara la hora de inicio y fin de la jornada, así como las pausas realizadas, sin incluir datos biométricos como la huella dactilar, salvo que una norma con rango de ley lo permita.
4. Accesibilidad garantizada
Tanto los empleados como sus representantes legales deben poder acceder a sus registros en cualquier momento. Además, la Inspección de Trabajo debe poder conectarse al sistema de forma remota y sin previo aviso.
5. Conservación de los datos
La información del registro de jornada debe conservarse durante un período de cuatro años, estando disponible para posibles consultas o inspecciones.
Importante: Utilizar una simple hoja de cálculo como Excel o un documento de Word no cumple con los requisitos de fiabilidad e inmodificabilidad que exige la nueva ley.
Errores comunes que debes evitar
Para que la transición sea un éxito, ten cuidado con estos fallos habituales:
- Elegir la opción más barata sin evaluar sus características: Puede que no cumpla la ley o que se quede corta para tus necesidades a medio plazo.
- Ignorar la usabilidad: Si el sistema es complicado, los empleados no lo usarán correctamente y generará problemas.
- No tener en cuenta el teletrabajo: La ley obliga a registrar la jornada de todos los empleados, independientemente de dónde trabajen.
- Pensar que "a mi pequeña empresa no la van a inspeccionar": La nueva ley facilita las inspecciones remotas y masivas, por lo que el riesgo de sanción es real para todos.
¿Listo para adaptarte a la nueva normativa sin estrés?
Adaptarse a la nueva ley de control horario no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Es el momento perfecto para implementar una solución que no solo te permita cumplir con la legalidad, sino también optimizar la gestión de tu empresa.
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